Was ist ein Backup?

Beitrag zur Datensicherung für kleine und mittlere Unternehmen

Was ist eine Sicherheitskopie? 

Ganz einfach erklärt, ist ein Backup eine Kopie von Daten. Diese Kopie, auch Sicherheitskopie genannt, erfolgt auf einem bestimmten Medium. Ein solches Medium ist zum Beispiel eine externe Festplatte. Am Ende des Backups werden die Daten auf dem Medium von Ihnen ausgewählten Medium, als Doppelung, gesichert. Sollten nun Daten auf beispielsweise Ihrem PC verloren gehen, können Sie diesen Dank des Backups wiederherstellen. Ebenso spielt die Häufigkeit der Backups eine wichtige Rolle. Jedem Unternehmen muss bewusst sein, dass nur jene Daten wiederhergestellt werden können, welche bei der letzten Sicherheitskopie gespeichert wurden. Die Wiederherstellung dieser verlorenen Daten kann entweder manuell oder durch spezielle Software erfolgen. 

Ein Backup ist also wichtig, um Datenverluste vorzubeugen und dies im privaten sowohl auch im unternehmerischen Bereich. 

Für wen sind Backups wichtig? 

Hiervon ist niemand ausgenommen und wie bereits oben erwähnt sollten auch Privatpersonen nicht auf ihr Backup verzichten. Niemand möchte das Fotos, Notizen, Apps oder ähnliches verloren gehen. 

Trotz alldem konzentrieren wir uns in diesem Beitrag auf Backups für Unternehmen. Unternehmen speichern meist sensible Daten, wie zum Beispiel Geschäfts- und Kundendaten. Unternehmer*innen dürfen auch die EDV-Infrastruktur nicht vergessen. Bei einem möglichen Verlust ist es extrem wichtig, all diese Infrastrukturen wiederherstellen zu können. Natürlich gibt es unterschiedliche Ursachen für einen Datenverlust wie technische Defekte, menschliche Fehler, (Hacker-)Angriffe auf die IT, Datendiebstahl oder sonstige externe Einflüsse wie Naturkatastrophen. Jedes Unternehmen sollte sich dieser Ursachen bewusst sein und dementsprechend die Anzahl und den Speicherort der Backups anpassen. 

Sehen wir uns einen Beispielfall an: 

In einem kleinen regionalen Unternehmen werden auf einem Datenträger (Festplatte) wöchentliche Backups von Kundendaten und wichtigen Daten zum Unternehmen durchgeführt. Eine Option, mit welchem sich das Unternehmen gut abfinden konnte, da es bis dato noch keine Unmengen an Daten zum Speichern gab und es die kosten- und Zeit günstigste Variante war. Dies funktionierte eine Zeit lang sehr gut, bis das passierte, woran bei der Entscheidung, der Backups auf einer simplen externen Festplatte zu speichern, niemand dachte – ein menschlicher Bedienungsfehler. 

Einer der beiden Mitarbeiter*innen formatierte versehentlich die Festplatte und somit auch die darauf vorhandenen Daten. WAS NUN? PANIK! Alle wichtigen Kundendaten und -informationen sowie Daten zum Unternehmen sind verschwunden. Aufträge, Projekte und Lieferzeiten können nicht mehr eingehalten werden aufgrund der fehlenden Daten auf der Festplatte. Dies kann auch einen schlechten Ruf nach sich ziehen. Nach einigen Suchanfragen im Internet fanden die beiden heraus, dass es eine 50:50 Chance gibt, die Daten wiederherzustellen. Aufgrund der geringen IT-Kenntnisse mussten IT-Expert:innen weiterhelfen. Der rasche Handlungsbedarf sowie das Auseinandersetzen mit den verlorenen Daten stellt hohen Kostenaufwand dar.

Trotz all dem war es die beste Entscheidung des regionalen Unternehmens. Danke der Expertise konnten alle Informationen auf den Datenträger wiederhergestellt werden. 

Was möchten wir Ihnen damit sagen? 

Insbesondere kleine & mittelständische Unternehmen sollten sich ausführliche Gedanken über das Thema Backup machen. Sofern das IT-Know How im Unternehmen fehlt, gibt es viele Expert*innen in der Umgebung, welche Ihnen ein passendes Angebot und/oder eine passende IT-Beratung zu diesem Thema bereitstellen können. Ein maßgeschneidertes Angebot kann Sie vor einem Datenverlust schützen.

Was sollte gesichert werden?

Wenn Sie mit Expert*innen reden, wird Ihnen schnell bewusst werden, dass es viele Backup-Strategien gibt. Der erste Schritt besteht immer darin, festzulegen, welche Daten gesichert werden müssen. Sind es ganze Laufwerke oder nur einzelne Daten? Danach werden Sie sich mit dem Thema der Häufigkeit auseinandersetzen. Wie oft sollte eine Sicherheitskopie Ihrer Daten erstellt werden? Zusätzlich stellt sich hier auch die Frage, welche Backup-Art verwendet werden soll und wohin bzw. wie oft Ihre Daten gesichert werden sollten.

Expert:innen werden Ihnen empfehlen, mehrere Kopien Ihrer Daten auf mehreren Datenträgern zu speichern, um eine hohe Sicherheit zu garantieren. Folgende Regel tritt hier in Kraft: Zwei lokale Sicherheitskopien und eine ortsferne Kopie in beispielsweise einer Cloud bieten die maximale Sicherheit. 

Da im unternehmerischen Alltag die Sicherung von Daten schnell einmal in Vergessenheit geraten kann, empfiehlt sich die automatische Speicherung von Daten zu bestimmtem Tages- und/oder Nachtzeiten. 

Backup-Arten

Vollständige Backups, beinhalten immer alle Daten. Bei jedem Backup werden alle Daten, auch jene, die sich seit der letzten Sicherheitskopie nicht verändert haben, erneut auf dem externen Medium gespeichert. Diese Backup-Art bringt den Vorteil mit sich, dass es am wenigsten fehleranfällig ist und die Wiederherstellung der Daten sich am einfachsten gestaltet. Jedoch benötigt diese Art auch den höchsten Speicherbedarf, ist die langsamste Methode und belastet die Bandbreite im Netzwerk am stärksten. Wir empfehlen diese Methode so fern genügend Speicher, Zeit und Bandbreite vorhanden ist und eine übersichtliche Menge an Daten zu speichern sind. 

Die zweite Backup-Methode ist die Differenzielle Methode. Diese sollte bzw. kann mit dem vollständigen Backup kombiniert werden. Wurde beispielsweise von Sonntag auf Montag ein vollständiges Backup durchgeführt, werden beim differenziellen Backup die restliche Woche nur mehr die Differenzen zum Backup vom Montag archiviert. Daher minimiert sich auch der Speicherbedarf. 

Die letzte Methode ist das Inkrementelle Backup, welches ebenfalls in Kombination mit dem vollständigen Backup durchgeführt werden kann, aber nicht muss. Hierbei werden nur jene Daten gespeichert, welche sich seit dem letzten Backup verändert haben. Der Vorteil dadurch ist der geringe Speicherbedarf und die Schnelligkeit. Jedoch bringt diese Methode ein schwer durchschaubares Archiv mit sich und ist auch anfälliger für Probleme sowie auch bei der Wiederherstellung der Daten. 

Letztendlich hängt die Backup-Art vom Einzelfall an. Die oben genannten Methoden können kombiniert oder auch einzeln durchgeführt werden. 

Zombie-Apokalypse, Asteroiden oder XY – nicht verzweifeln!

Es gibt für so gut wie jede Gefahr im Bereich der Datensicherheit eine Lösung. Das kann die dementsprechende Auseinandersetzung der verschiedenen Backup-Methoden innerhalb des Unternehmens, das Hinzuziehen eines Expert:innen-Teams als auch die Schulung des Personals zur Sensibilisierung sein. 

Eine individuelle Backup-Strategie, für die Bedürfnisse des Unternehmens zu entwickeln, ist das höchste Gebot. Und sollte es zu einer Zombie-Apokalypse kommen, werden die IT-Expert:innen auch dafür eine Lösung finden, um Ihre Daten zu sichern – zumindest ist es derzeit noch nicht so weit 🙂 !

Eines möchten wir Ihnen trotzdem noch mit auf den Weg geben. Das Bewusstsein für einen möglichen Datenverlust und die damit verbundenen Risiken sollte jedes Unternehmen stärken. Und sollten Sie sich mit dem Thema Backup noch nicht auseinandergesetzt haben, dann greifen Sie auf Expert*innen zurück, welche Ihnen im ersten Schritt eine ausführliche IT-Beratung dazu anbieten und Sie bei Ihrer Backup-Strategie unterstützen.