Backup in KMUs: Was kleine Unternehmen wirklich brauchen

Viele Unternehmer hören ständig: „Du brauchst ein Backup.“ Doch was bedeutet das eigentlich – und wie viel Backup ist sinnvoll? Gerade für kleine Unternehmen ist das Thema oft verwirrend. Muss wirklich jede Woche der ganze PC gesichert werden? Reicht eine externe Festplatte? Ist die Cloud sicher? Und was passiert, wenn man die Daten wirklich einmal braucht?

Dieser Beitrag erklärt Ihnen verständlich und ohne Fachjargon, was ein gutes Backup ausmacht und worauf Sie achten sollten.

Welche Daten müssen überhaupt gesichert werden?

iele Unternehmer fragen sich:
„Muss ich wirklich alles sichern? Auch Programme, Einstellungen oder private Dateien?“

Die Antwort: Sie müssen nur das sichern, was im Ernstfall wirklich wichtig ist.

Typische geschäftskritische Daten sind:

• Kundendaten
• Angebote, Rechnungen, Buchhaltung
• Verträge, Dokumente, Fotos
• Website- und Shop-Daten
• Projektdateien
• Logins & Passwörter
• Spezielle Branchensoftware-Datenbanken

Weniger wichtig (aber trotzdem praktisch):

• PC-Einstellungen
• Browser-Lesezeichen
• Designanpassungen
• Desktop-Inhalte

Grundregel:
👉 Wenn ein Datenverlust Ihre Arbeit für Tage oder Wochen blockiert, muss diese Datei ins Backup.

Wie oft sollte man Daten sichern?

Hier gibt es keine Pauschallösung – es hängt davon ab, wie viel Datenverlust Ihr Unternehmen verkraftet.

Stellen Sie sich zwei Fragen:

1. Wie viel Arbeit wäre verloren, wenn heute etwas passiert?
   (1 Tag? 1 Woche? 1 Monat?)
2. Wie teuer wäre es, diese Arbeit neu zu machen oder die Daten neu zu erfassen?

Die Antwort ergibt Ihre Backup-Frequenz:

• Sehr wichtige Daten → täglich
• Weniger wichtige Daten → wöchentlich
• System & Programme → jährlich oder nach großen Änderungen

Beispiel:
Eine frische Buchhaltungsdatei jeden Tag zu sichern macht Sinn.
Den gesamten PC aber nur einmal im Jahr oder nach Systemupdates.

Muss der ganze PC gesichert werden?

Wohin soll ich sichern? – Externe Festplatte, NAS oder Cloud

Externe Festplatte

• Günstig
• Einfach

– Muss manuell angesteckt werden
– Wird oft nicht regelmäßig genutzt
– Kann gestohlen werden (zusammen mit dem Laptop/PC)
– Kann kaputtgehen

Für ein einfaches Start-Backup okay, aber nicht als einzige Lösung.

---

NAS (Netzwerkspeicher)

Ein NAS ist wie eine kleine private „Cloud“ im Büro.

• Automatische Backups
• Hohe Zuverlässigkeit
• Zugriff von mehreren PCs
• Kann zusätzlich verschlüsselte Cloud-Backups erstellen

– Höheres Investment
– Muss richtig eingerichtet werden

Für KMUs meist die beste Allround-Lösung.

---

Cloud-Backup

• Speichert Daten außerhalb des Firmengebäudes
• Schutz vor Brand, Diebstahl, Wasserschäden
• Automatische Sicherung möglich

– Monatliche Kosten
– Vertrauen in den Anbieter notwendig

Ideal als zweiter Backup-Standort.

Wie viele Backups brauche ich – reicht ein einziges?

Nein.
Ein Backup vor Ort ist gut – aber was, wenn dort eingebrochen wird, ein Feuer entsteht oder Wasser eindringt?

Empfehlung für KMUs:

👉 1 Backup im Büro + 1 Backup an einem zweiten Ort

Das kann sein:

• ein verschlüsseltes Cloud-Backup
• ein NAS im Büro + eine zusätzliche Sicherung im Wohnhaus
• ein Offline-Datenträger, der nicht permanent angeschlossen ist

So übersteht Ihr Backup auch größere Ereignisse.

Was ist mit Diebstahl?

Ein häufiger Denkfehler:
„Ich sichere auf eine externe Festplatte – das reicht.“

Problem:
Bei einem Einbruch nehmen Diebe oft sowohl den PC als auch die externe Festplatte mit.

Darum sind folgende Punkte wichtig:

• Mindestens eine Sicherung außerhalb des Büros
• Festplatten verschlüsseln
• Backups nicht sichtbar aufbewahren

Wie läuft eine Wiederherstellung ab? (Der wichtigste Punkt!)

Ein Backup ist nur so gut wie die Möglichkeit, es wiederherzustellen.

Viele KMUs haben Backups, die im Ernstfall gar nicht funktionieren, weil:

• die Daten nie getestet wurden
• Passwörter fehlen
• die Festplatte defekt war
• alte Formate nicht mehr lesbar sind
• das Backup unvollständig war

👉 Testen Sie mindestens 1–2× pro Jahr, ob sich Ihre Backups wirklich wiederherstellen lassen.

Im Ernstfall sollte klar sein:

• Wo liegt das Backup?
• Wer hat Zugriff?
• Wie lange dauert die Wiederherstellung?
• Welche Daten sind am wichtigsten?

Ein Wiederherstellungs-Test ist wie eine Feuerwehrübung:
Lieber vorher wissen, wie alles funktioniert.

Fazit: Ein Backup muss nicht kompliziert sein – aber durchdacht

Ein gutes Backup muss nicht teuer und nicht technisch kompliziert sein.
Wichtig ist nur, dass es:

• automatisch läuft
• an mindestens zwei Orten gespeichert ist
• regelmäßig geprüft wird
• Ihre wichtigsten Firmendaten abdeckt
• im Ernstfall zuverlässig wiederherstellbar ist

Gerade als kleines Unternehmen können Sie sich Datenverlust oft nicht leisten – aber ein durchdachtes Backup schützt Sie zuverlässig.

Wie wir KMUs unterstützen

Bei mea IT Services beraten wir kleine Unternehmen dabei, ein Backup aufzubauen, das wirklich zu ihren Abläufen passt.
Wir helfen bei:

• der Auswahl der richtigen Backup-Lösung (NAS, Cloud, Hybrid)
• der Einrichtung automatischer Sicherungen
• der Verschlüsselung und sicheren Aufbewahrung
• Wiederherstellungs-Tests
• der laufenden Betreuung & Prüfung Ihres Backups