📞🤖 KI in der Telefonie? Genau das testen wir aktuell bei mea IT Services.
In diesem Blogbeitrag erzählen wir, warum wir eine digitale Assistentin einsetzen, wie sie uns im Arbeitsalltag unterstützt, wo ihre Grenzen liegen – und warum persönlicher Kontakt für uns trotzdem weiterhin unverzichtbar bleibt.
Warum eine KI ans Telefon geht
„Servus, hier ist Valentina, die digitale Assistentin von mea IT Services. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?“
Vielleicht haben Sie diesen Satz in letzter Zeit schon gehört, wenn Sie bei uns angerufen haben.
Und vielleicht waren Sie im ersten Moment überrascht. Verständlich.
Denn aktuell testen wir einen KI-gestützten Telefonieservice, um Anrufe zu bestimmten Zeiten entgegenzunehmen:
- außerhalb unserer Öffnungszeiten
- zu Randzeiten
- zu Mittag
- und auch dann, wenn wir gerade in Terminen, Besprechungen oder in konzentrierter Projektarbeit für unsere Kunden stecken
Ja, wir setzen dafür bewusst KI ein.
Und ja – wir wissen, dass das Fragen aufwirft.
„Bist du bereit für konstruktive Kritik?“
Diese Frage haben wir bereits bekommen.
Die Antwort ist einfach:
Ja. Immer.
Neue Technologien funktionieren nie perfekt ab dem ersten Tag. Das gilt für Software genauso wie für Prozesse – und ehrlich gesagt auch für Menschen. Deshalb testen wir Valentina nicht im stillen Kämmerchen, sondern im echten Alltag. Mit echten Gesprächen, echten Anliegen und echtem Feedback.
Wir hören zu.
Wir verbessern.
Wir trainieren nach.
Denn genau das passiert gerade:
Valentina lernt.
„Ich möchte mit einem Menschen sprechen.“
Auch das hören wir.
Und das ist absolut legitim.
Unsere Antwort darauf ist meistens:
„Ja, aktuell sprechen Sie gerade mit Valentina – und danach gerne mit uns.“
Der Wunsch nach persönlichem Kontakt bleibt wichtig. Gerade bei komplexen Themen, sensiblen Anliegen oder dringenden Situationen. Deshalb wird KI bei uns keine Menschen ersetzen. Sie soll unterstützen, vorsortieren und helfen, Informationen besser aufzunehmen.
Und natürlich gilt weiterhin:
Wenn etwas dringend ist, melden wir uns so schnell wie möglich zurück.
„Ich möchte zu einem Mitarbeiter durchgestellt werden.“
Verstehen wir.
Aber auch wir sind manchmal gleichzeitig:
- in Kundenterminen
- in Besprechungen
- mitten in technischen Analysen
- oder tief in konzentrierter Entwicklungsarbeit
Und genau hier kommt ein Thema ins Spiel, das in vielen Unternehmen unterschätzt wird: Deep Work.
Konzentrierte Arbeitsphasen sind heute enorm wichtig. Gerade in der Softwareentwicklung, bei Infrastrukturprojekten oder bei komplexen Kundenlösungen bedeutet jede Unterbrechung oft:
- Gedankengänge neu aufbauen
- Konzentration verlieren
- Fehlerquellen erhöhen
- und am Ende mehr Zeitaufwand
Als kleines Team achten wir deshalb sehr bewusst darauf, unsere Kompetenzen genau dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert bringen.
Nicht jeder Anruf muss sofort passieren
Das klingt vielleicht ungewohnt – aber wir beobachten es auch bei uns selbst:
Oft greifen wir automatisch zum Telefonhörer.
Auch bei Kleinigkeiten.
Natürlich gibt es Situationen, in denen ein Telefonat sinnvoll ist:
- wenn Rückfragen schnell geklärt werden müssen
- wenn ein komplexer Sachverhalt einfacher mündlich erklärbar ist
- oder wenn persönliche Abstimmung wichtig ist
Aber nicht jedes Thema braucht sofort einen direkten Anruf.
Manches kann:
- kurz per E-Mail geschickt werden
- gesammelt werden
- oder beim nächsten Termin besprochen werden
Gerade dann, wenn man sich ohnehin in ein oder zwei Tagen persönlich oder online sieht.
Und genau diese Bewusstheit entwickeln wir aktuell auch bei uns selbst stärker.
Warum Valentina für uns wichtig ist
Valentina hilft uns dabei:
- Anrufe strukturiert entgegenzunehmen
- wichtige Informationen sofort aufzunehmen
- und trotzdem erreichbar zu bleiben
Uns ist wichtig zu wissen:
- Wer ruft an?
- Von welcher Firma?
- Mit welchem Anliegen?
Genau das fragt Valentina ab.
Egal ob morgens, mittags oder abends.
Egal ob beim ersten oder beim zehnten Anruf des Tages.
Und das möglichst:
- freundlich
- strukturiert
- gleichbleibend
- und mit derselben Qualität
Ja, einfache Fragen zu unseren Dienstleistungen kann Valentina teilweise bereits beantworten.
Aber natürlich nicht alles.
Denn genau dafür gibt es weiterhin uns.
KI muss auch lernen
Valentina ist nicht „fertig“.
Sie wird laufend trainiert und verbessert.
Und ehrlich gesagt:
Das unterscheidet sich gar nicht so stark von echten Mitarbeiter:innen.
Auch Menschen wissen am ersten Arbeitstag nicht alles.
Auch Menschen lernen mit Erfahrung.
Auch Menschen werden mit der Zeit besser.
Genauso sehen wir den Umgang mit KI:
Nicht als perfekte Maschine. Sondern als Werkzeug, das sinnvoll eingesetzt werden kann.
Unser Ziel bleibt dasselbe
Wir möchten:
- erreichbar bleiben
- professionell arbeiten
- konzentriert Projekte umsetzen
- und unseren Kunden die bestmögliche Betreuung bieten
Und manchmal bedeutet guter Service eben auch, nicht ständig aus der Arbeit herausgerissen zu werden, damit man Projekte sauber, stabil und durchdacht umsetzen kann.
Valentina hilft uns dabei.
Eigene digitale Assistentin im Unternehmen?
Die Möglichkeiten von KI-Telefonie entwickeln sich aktuell extrem schnell.
Und vielleicht ist eine digitale Assistenz auch für Ihr Unternehmen interessant.
Wir testen dafür aktuell die Lösung von Fonio.
👉 Mehr dazu finden Sie hier: https://fonio.ai/
