DSGVO App für Unternehmen
Datenschutz strukturiert dokumentieren
und laufend aktuell halten
Datenschutz beginnt mit Struktur
In vielen Unternehmen wurde das Thema DSGVO bereits einmal bearbeitet. Es gibt Excel-Listen, Word-Dokumente, Verträge, E-Mails und einzelne Vorlagen. Mit der Zeit ändern sich jedoch Anwendungen, Dienstleister, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe. Die Dokumentation bleibt dabei häufig zurück.
Typische Fragen sind dann nur schwer zu beantworten:
Die DSGVO App führt diese Informationen strukturiert zusammen. So wird Datenschutz von einer verteilten Dokumentensammlung zu einem nachvollziehbaren und bearbeitbaren Unternehmensprozess.
Was ist die DSGVO App?
Strukturierte Datenschutzdokumentation
Die DSGVO App ist unsere digitale Lösung zur strukturierten Erfassung, Verwaltung und Aktualisierung Ihrer Datenschutzdokumentation.
Geführte Fragen und Themenbereiche
Geführte Fragen und klar gegliederte Themenbereiche helfen dabei, die relevanten Informationen gemeinsam mit den zuständigen Personen im Unternehmen zu erheben.
Begleitung durch mea IT Services
Wir stellen Ihnen nicht einfach nur eine Software zur Verfügung. mea IT Services begleitet die Einführung, unterstützt bei der Aufarbeitung vorhandener Unterlagen und hinterfragt unklare Angaben.
Offene Punkte sichtbar machen
Die DSGVO App hilft dabei, offene Punkte sichtbar zu machen und vorhandene Informationen strukturiert zusammenzuführen.
Zentrale Arbeitsgrundlage
Das Ergebnis ist eine zentrale Arbeitsgrundlage, die leichter gepflegt, geprüft und weiterentwickelt werden kann als voneinander getrennte Excel-Dateien, Word-Dokumente und E-Mail-Verläufe.
Datenschutz braucht mehr als Software
Datenschutz ist mehr als Software
Eine DSGVO App schafft Struktur, erinnert an notwendige Angaben und erleichtert die Nachweisführung. Sie kennt jedoch nicht automatisch alle tatsächlichen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens. Auch ersetzt sie keine Entscheidungen über Rechtsgrundlagen, Löschfristen, Schutzmaßnahmen oder individuelle Risiken.
Deshalb verbinden wir die digitale Dokumentation mit persönlicher Begleitung. Wir helfen bei der Erhebung, stellen Rückfragen, identifizieren Lücken und unterstützen bei der Maßnahmenplanung. Die App ist dabei das gemeinsame Werkzeug – die Qualität entsteht durch eine sorgfältige Aufarbeitung und regelmäßige Pflege.
Eine pauschale Garantie vollständiger DSGVO-Konformität wäre unseriös. Ziel ist eine belastbare, nachvollziehbare und im Unternehmensalltag tatsächlich nutzbare Datenschutzorganisation.
Was wird in der DSGVO App dokumentiert?
DSGVO App und Dokumentation
Verarbeitungen und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Wir erfassen, bei welchen betrieblichen Tätigkeiten personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dazu gehören beispielsweise Kundenverwaltung, Personaladministration, Bewerbungen, Newsletter, Videoüberwachung, Website-Anfragen oder die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
Für jede Verarbeitung werden die notwendigen Zusammenhänge nachvollziehbar beschrieben – unter anderem Zweck, Datenherkunft, betroffene Personen, Datenkategorien, Systeme, Empfänger, Rechtsgrundlage und Löschung.
Datenkategorien und betroffene Personen
Welche Kontaktdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten, Beschäftigtendaten oder anderen personenbezogenen Informationen werden verwendet? Und betrifft die Verarbeitung Kund:innen, Mitarbeiter:innen, Bewerber:innen, Lieferanten oder andere Personengruppen? Eine klare Zuordnung schafft Übersicht und erleichtert spätere Prüfungen.
Technische und organisatorische Maßnahmen – TOMs
TOMs beschreiben, wie personenbezogene Daten geschützt werden. Dazu können unter anderem Zugriffsschutz, Berechtigungskonzepte, Backups, Verschlüsselung, Updates, Virenschutz, Protokollierung, Wiederherstellungsverfahren und organisatorische Richtlinien gehören.
Die App unterstützt dabei, vorhandene Maßnahmen strukturiert zu dokumentieren und Handlungsbedarf sichtbar zu machen. Wo technische Verbesserungen notwendig sind, können wir auf Wunsch auch bei der weiteren Planung und Umsetzung unterstützen.
Löschfristen und Löschkonzept
Personenbezogene Daten sollen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Gemeinsam erfassen wir Aufbewahrungs- und Löschfristen, ordnen sie den jeweiligen Verarbeitungen zu und klären, wie Löschungen im Unternehmen praktisch umgesetzt und nachgewiesen werden können.
Auftragsverarbeitung und AV-Verträge
Viele Unternehmen setzen externe IT-, Hosting-, Cloud-, Newsletter-, Lohnverrechnungs- oder Support-Dienstleister ein. Dabei ist zu prüfen, ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt und ein entsprechender Vertrag erforderlich ist.
Die DSGVO App schafft einen zentralen Überblick über Auftragsverarbeiter, Verträge und offene Prüfpunkte. Bestehende Unterlagen können geordnet und fehlende Dokumente als Maßnahme festgehalten werden.
Empfänger und eingesetzte Systeme
Die Dokumentation zeigt, in welchen Anwendungen und Speicherorten Daten liegen und an welche internen oder externen Empfänger sie weitergegeben werden. Dadurch werden Datenflüsse verständlicher und Abhängigkeiten von Dienstleistern sichtbar.
Datenschutzvorfälle und Anfragen betroffener Personen
Auskunfts-, Berichtigungs-, Lösch- oder Widerspruchsanfragen benötigen einen klaren Ablauf. Gleiches gilt für mögliche Datenschutzverletzungen. Eine strukturierte Dokumentation unterstützt dabei, Vorgänge, Zuständigkeiten, Entscheidungen und gesetzte Maßnahmen nachvollziehbar festzuhalten.
Dokumente, Nachweise und Zuständigkeiten
Relevante Unterlagen und Zuständigkeiten werden den passenden Datenschutzthemen zugeordnet. So ist leichter erkennbar, wer Informationen liefern, Maßnahmen umsetzen oder Inhalte regelmäßig kontrollieren muss.
Von Ersterhebung zur laufenden Betreuung
Von Analyse zur Betreuung
1. Erstgespräch und Umfang festlegen
Wir klären Ihre Unternehmensstruktur, vorhandene Datenschutzunterlagen, wichtige Systeme, Standorte, Dienstleister und zuständige Personen. Daraus leiten wir den sinnvollen Umfang der Einführung ab.
2. Bestehende Dokumentation übernehmen
Vorhandene Verzeichnisse, TOMs, AV-Verträge, Löschkonzepte und weitere Dokumente werden gesichtet. Verwertbare Informationen übernehmen wir strukturiert; Widersprüche, Lücken und veraltete Angaben werden sichtbar gemacht.
3. Informationen geführt erheben
Die zuständigen Personen beantworten klar aufgebaute Fragen zu den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen. Wo Antworten fehlen oder unklar sind, unterstützen wir bei der Einordnung und formulieren konkrete offene Punkte.
4. Ergebnisse prüfen und Maßnahmen priorisieren
Wir betrachten die erfassten Inhalte gemeinsam, prüfen Zusammenhänge und erstellen eine nachvollziehbare Liste der noch notwendigen Maßnahmen. Dabei unterscheiden wir zwischen dringenden Lücken, sinnvollen Verbesserungen und laufenden Aufgaben.
5. Dokumentation laufend aktuell halten
Datenschutz ist mit der Ersterhebung nicht abgeschlossen. Neue Software, geänderte Dienstleister, zusätzliche Formulare, Personalwechsel oder neue Geschäftsprozesse können Anpassungen erforderlich machen. Im Rahmen der laufenden Betreuung unterstützen wir bei Aktualisierungen und regelmäßigen Überprüfungen.
Was bringt sauberer Datenschutz?
Was bringt Datenschutz?
Eine strukturierte DSGVO-Dokumentation erfüllt nicht nur Nachweispflichten.
Sie verbessert auch die Qualität der betrieblichen Daten und Prozesse.
Bessere Datenqualität
Veraltete, doppelte oder unvollständige Datensätze werden sichtbar. Das Unternehmen arbeitet dadurch häufiger mit aktuellen und qualifizierten Informationen.
Kundenkontakte gezielt erneuern
Die Aufarbeitung von Kundendaten bietet einen Anlass, Kontaktdaten, Zuständigkeiten und bestehende Beziehungen zu überprüfen. Wichtig ist dabei, eine erneute Kontaktaufnahme nur auf einer passenden rechtlichen Grundlage und unter Beachtung bestehender Einwilligungen und Widersprüche durchzuführen.
Weniger Ballast durch nicht mehr benötigte Daten
Unnötige Datenbestände erschweren Suchen, Auswertungen, Migrationen und Systemwechsel. Klar geregelte Löschungen reduzieren diesen Ballast und verkleinern gleichzeitig die Datenmenge, die bei einem Sicherheitsvorfall betroffen sein könnte.
Klarere Verantwortlichkeiten
Wenn Zuständigkeiten dokumentiert sind, bleiben Datenschutzaufgaben nicht zwischen Geschäftsführung, IT, Personal, Marketing und externen Dienstleistern liegen.
Schnellere Auskunft und bessere Reaktionsfähigkeit
Ein strukturierter Überblick über Verarbeitungen, Systeme und Empfänger erleichtert die Bearbeitung von Datenschutzanfragen, Prüfungen und möglichen Vorfällen.
Bessere Entscheidungsgrundlage
Neue Software oder Prozesse können leichter bewertet werden, wenn bereits bekannt ist, welche Daten verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und welche Schutzmaßnahmen bestehen.
Ihre Vorteile mit der DSGVO App
Verarbeitungen, TOMs, Löschfristen, Dienstleister und Nachweise werden nachvollziehbar zusammengeführt.
Klare Fragen und eine feste Struktur erleichtern die Erhebung auch ohne tiefes Datenschutzvorwissen.
Sie bleiben bei fachlichen und organisatorischen Fragen nicht allein vor der Software sitzen.
Informationen müssen nicht mehr mühsam aus verschiedenen Tabellen, Ordnern und E-Mails zusammengesucht werden.
Fehlende Verträge, ungeklärte Löschfristen und nicht dokumentierte Prozesse können als konkrete Maßnahmen bearbeitet werden.
Änderungen lassen sich strukturiert ergänzen, anstatt bei jeder Überprüfung wieder bei null zu beginnen.
Für wen ist die DSGVO App?
Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen und Organisationen mit folgenden Anforderungen:
Aufbau einer strukturierten DSGVO-Dokumentation
Ablösung bestehender Excel-, Word- und Ordnerstrukturen
Einbindung mehrerer Abteilungen, Standorte oder Verantwortliche
Erfassen neuer Anwendungen oder externer Dienstleister
Dokumentation vieler personenbezogener Daten
Überprüfung und Aktualisierung der bestehenden Dokumentation
Laufende persönliche Datenschutzbetreuung
Häufig gestellte Fragen
In unseren FAQs beantworten wir die häufigsten Fragen zur laufenden IT-Betreuung – für alles Weitere sind wir gerne persönlich für Sie da.
Nein. Die App unterstützt die strukturierte Erhebung und Dokumentation. Fachliche Bewertungen und die Anpassung an die tatsächlichen Abläufe des Unternehmens benötigen weiterhin eine sorgfältige Bearbeitung. Genau deshalb kombinieren wir die App mit persönlicher Begleitung.
Ja. Vorhandene Verzeichnisse, TOMs, AV-Verträge, Löschkonzepte und andere Unterlagen können als Grundlage verwendet werden. Dabei prüfen wir, welche Inhalte weiterhin aktuell sind und an welchen Stellen Informationen fehlen oder widersprüchlich sind.
Die notwendigen Informationen kommen aus Ihrem Unternehmen. Deshalb müssen Geschäftsführung und zuständige Personen punktuell mitarbeiten. Durch geführte Fragen, eine klare Aufteilung und unsere Begleitung bleibt der Aufwand jedoch planbar.
Das hängt von der Organisation ab. Häufig werden Geschäftsführung, IT, Personal, Buchhaltung, Marketing und Verantwortliche wichtiger Fachbereiche benötigt. Nicht jede Person muss alle Themen bearbeiten.
Immer dann, wenn sich relevante Verarbeitungen, Systeme, Dienstleister oder Abläufe ändern. Zusätzlich empfehlen wir eine regelmäßige, zumindest jährliche Überprüfung der wesentlichen Angaben und offenen Maßnahmen.
Ja. Ziel ist eine verständliche und im Alltag nutzbare Dokumentation. Je nach gewünschtem Betreuungsmodell können Sie Änderungen selbst einpflegen oder gemeinsam mit mea IT Services bearbeiten.
Nein. Keine Software kann die tatsächliche Umsetzung im Unternehmen automatisch garantieren. Die App hilft dabei, Anforderungen strukturiert zu bearbeiten, Entscheidungen und Maßnahmen zu dokumentieren und Lücken schneller zu erkennen.
